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赤峰市商务局档案工作管理办法

来源:党委办公室      发布时间:2018-12-29 09:53     点击:95

    第一章  总  则
    第一条  为了进一步加强和规范档案工作,有效地保护和利用档案,使之更好地为机关建设服务,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》,结合机关实际情况,特制定本办法。
    第二条  本办法适用于赤峰市商务局所属各科室。
    第三条  机关档案是机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
    第四条  机关档案工作是机关工作的组成部分,是提高机关工作效率和工作质量的必要条件,是维护机关工作历史真实面貌的一项重要工作,是加强机关各项工作必不可少的环节。
    第二章  机关档案工作管理体制
机关档案工作由一名行政领导分管,并列入其议事日程,解决档案工作中的实际问题。
    第五条  确定一名办公室主任直接主管档案工作,并列入岗位责任制或目标管理,对档案工作有布置有检查。
    第六条  机关应根据工作需要建立档案工作机构或配备专职兼职档案管理人员,履行档案机构职责。
    第七条  机关综合档案室应对本机关形成的各种门类的档案实行集中统一管理。
    第八条  机关档案工作列入机关中长期规划或年度计划,档案工作经费应纳入机关财务预算并予以保证。
    第九条  机关档案工作要接受本行政区内档案行政管理部门的领导。
    第三章  档案工作职责和岗位责任制
    第十条  贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,建立健全各项规章制度。
    第十一条  档案工作机构或人员负责管理本机关形成的全部档案,并对本机关各部门文件材料的归档工作进行监督、检查和指导。对所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。
    第十二条  建立健全档案工作人员岗位责任制。
包括档案室岗位责任制和专职、兼职档案员岗位责任制。
    第十三条  各科室应当确保各种门类文件材料的形成积累,整理归档,做到每项工作活动都齐全、完整、准确系统的文件材料归档保存。
    (一)凡行政各部门在活动中形成的具有保存价值的文件材料,均由各部门收集齐全,整理立卷,向机关档案室归档。
    (二)机关财务管理活动中形成的具有保存价值的文件材料,(凭证、帐簿、报表)由财务部门收集齐全,整理立卷,按规定及时向机关档案室归档。
    (三)凡机关在基本建设活动中形成的各种载体的文件材料,在一项工程完成或告一段落后,必须将所形成的文件材料收集齐全,系统整理,经项目工程负责人等审查后及时归档。
    (四)凡机关工作中形成的具有保存价值的各种载体的声像材料(录音带、录像带、照片、磁盘、光盘等)由形成部门或个人收集齐全,整理编目,按规定及时归档。
    第十四条  凡归档的文件材料,其制作材料必须易于长久保存,同时要保证声像清晰,字迹工整,禁用铅笔、圆珠笔、复写纸等书写。
    第四章  各种文件材料的归档制度
    第十五条  归档制度是根据本单位具体情况和特点,参照国家档案局的有关规定,制定本单位的归档制度,内容包括:归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续。
    第十六条  归档范围。凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料,包括文书文件材料、会计文件材料、业务文件材料、仓储文件材料、科技文件材料、声像文件材料,均属归档范围。
    第十七条  归档时间。文书文件材料一般按年度一年归档一次,在次年的三月底以前归档。
    会计档案由财会部门整理立卷,保管一年后第二年的三月底以前向档案室移交。
    业务档案一般按年度整理归档,保管一年后第二年的三月底向档案室移交。
    科技文件材料在科研成果鉴定评审、产品试制定型正式投产,设备仪器调试工程项目竣工验收或告一段落后归档。
    声像材料由有关部门或个人冲洗,摄录后及时向档案室移交。
    第十八条  归档份数。各类文件一般归档一份,重要的和利用频繁的文件材料实行双套制或适当增加份数。
    第十九条  归档要求
    (一)将归档的文件材料收集齐全完整。
    (二)按照文件之间的联系和保存价值,科学地整理立卷。
    (三)各门类档案的案卷要符合国家制定的标准。
    (四)归档的案卷必须编制移交目录(一式三份)并严格履行移交手续。
    第二十条  归档手续
    档案室在接收档案时,交接双方要按目录清点核对,并履行签字手续。
    第二十一条  本机关工作人员因外出参观学习、考察和参加各种会议获得的文件材料,要按照归档范围的规定及时向档案室归档。
    第五章  各类档案的保管期限
    第二十二条  档案保管期限是根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及有关的专门档案保管期限表,结合本机关的实际特制定本机关各类档案保管期限表,包括文书档案保管期限表、会计档案保管期限表、业务档案保管期限表、仓储档案保管期限表、科技档案保管期限表、声像档案保管期限表。
    第六章  档案工作制度建设
    第二十三条  机关要建立健全档案管理各项规章制度。包括档案资料保管制度、档案保密制度、档案统计工作制度、档案借阅利用制度、档案鉴定与销毁制度、档案库房“八防”措施制度、机关文书处理制度、档案库房管理制度、档案阅览室管理制度。
    第七章   档案信息开发利用
    第二十四条  档案室根据需要编制档案检索工具,积极开发档案信息,为机关各项工作服务,查阅利用档案必须严格执行国家和上级的保管制度。
    第二十五条  机关要根据工作需要和条件逐步采用先进的技术和管理档案。
    第二十六条  积极挖掘档案信息资源,努力开展档案编研工作,把机关档案室建成信息资料中心,多形式、多渠道地为机关工作服务。
    第八章  档案的鉴定和销毁
    第二十七条  根据各类档案保管期限表,对已超过保管期限的档案,定期进行鉴定。
    第二十八条  需要销毁的档案,填写销毁清册,由鉴定小组进行鉴定并进行签字盖章。
    第九章  档案的保管和防护
    第二十九条 要积极改善档案保管的物质条件,安排可容纳全部档案的专用库房,购置必要的卷柜和其他防护措施,库房内不得存放与档案无关的物品,库房周围不得存放危害档案安全的物品。
    第三十条  档案部门每年或半年应对档案进行认真的检查,清点发现案卷丢失,损坏和褪变等情况要及时报告主管领导,并采取相应的抢救措施。
    第三十一条  档案库房必须建立安全保卫制度,认真落实防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防尘等措施,每月或每季应进行仔细的安全检查。
    第十章  档案工作的奖励和惩罚
    第三十二条  对在管理保护和开发利用档案中为机关做出突出贡献的人员,应给予表扬和奖励。
    第三十三条  对危害档案安全的行为应按《档案法》有关规定给予处理。

 

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