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赤峰市商务局公文管理制度

来源:党委办公室      发布时间:2018-12-06 09:33     点击:99

    为促进机关收文、发文、阅文办理程序的规范化、科学化、制度化,提高公文运转效率和质量,根据《党政机关公文处理工作条例》和有关公文处理规定,特制定本制度。
    一、公文的签收与登记
    (一)凡主送本单位的公文,包括市委市政府文件交换站投递公文、邮寄公文、传真、网络、电话提取、会议分发公文等,均应交由办公室机要员统一登记。
    (二)机要员应每日到交换站领取公文,门卫人员接到投递员投递的公文、信件应及时送到机要员手中。
    (三)机要员在收文登记过程中,通过翻阅公文,了解其性质、内容等信息,分清阅知件与办理件、急件与平件、秘密公文与非秘密性公文,根据办事程序、规定或惯例,对公文进行分流。
    (四)公文分流以后,机要员认真填写收文办理单,交办公室主任提出拟办意见。拟办意见必须明确具体、简明扼要,具有可操作性。
    二、公文的批办与承办
    (一)机要员按拟办意见要求,将公文及时准确分送主要领导或分管领导批办。对限时办结公文、重要公文、涉密公文机要员要进行登记并及时提醒。
    (二)领导应及时批办手中公文,外出不能批办时,办公室人员应及时电话沟通请示,待领导提出批办意见或委托其他领导批办后运转。
    (三)领导批办后,由机要员及时将公文与公文处理单转送承办科室或单位,承办科室或单位要按领导批办意见,抓紧办理,不得延误、推诿,杜绝积压公文,久拖不办,影响工作运转。公文办理完毕,承办人员要在公文处理单相应栏目内,填写承办的经过与结果,并注明承办人姓名和日期,以备查询。
    (四)对需要两个以上科室或单位联合办理的公文,应明确主办科室或单位,由主办科室或单位负主要承办责任,及时沟通协调,保证公文办理时效和质量。
    (五)办公室人员要对公文运转情况进行督促检查,掌握公文去向和进展。对非紧急性公文,可采取登门、口头、电话等方式进行催办。对紧急和重要公文,要采取跟踪催办、重点催办、定期催办等方式进行催办,对限时内不能办理完毕的要及时和发文单位沟通,说明缘由,防止延误和漏办。
    (六)各科室应指定专人负责保管公文,公文办理完毕后应及时交回机要员手中,机要员按档案管理要求,分类组卷归档,防止文件丢失。
    三、公文的制发与归档
    (一)机关制发文件要本着确有必要、适用有效的原则,该发的发,不该发的文件一律不发。
    (二)机关制发文件由相关科室负责起草,并填写发文拟稿纸,签署审核意见后,送分管领导审核签发。上行文原则上须经主要领导审核签字,上报市委、市政府的文件应按《赤峰市委、市政府办公厅关于进一步精简和规范文件的意见》(赤党办发〔2013〕1号)文件执行。
    (三)公文制发格式应严格执行《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)文件要求,认真核对,严格要求,避免不规范文件制发。
    (四)公文正式制发前,应由起草科室人员到机要员处登记文号,并对文件进行全面系统的复核。复核校对无误后,进行印制、用印、装订、邮递。
    (五)涉密公文应当交由机要员通过机要交通、邮政机要通信渠道进行邮递,或通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输,确保涉密文件安全。
    (六)对已制发完毕的公文,由相关科室人员将正本一式两份与底稿收集到一起送机要员,按类组卷归档。

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